Excel表格排序的三種實用方法

步驟/方法

• 01

  一、數值排序
  1、RANK函數
  RANK函數是Excel計算序數的主要工具，它的語法為：RANK(number，ref，order)，其中number為參與計算的數位或含有數位的單元格，ref是對參與計算的數位單元格區域的絕對參照，order是用來說明排序方式的數位(如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升序方式)。
  例如要計算E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值，計算各車間產值排名的方法是：在F2單元格內輸入公式 「=RANK(E2，$E$2:$E$4)」，敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式複製到剪貼簿，選中F3、F4單元格按 Ctrl+V，就能計算出其餘兩個車間的產值排名為3和1。美文坊提醒大家如果B1單元格中輸入的公式為 「=RANK(E2，$E$2:$E$4，1)」，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是：相同數值用RANK函數計算得到的序數(名次)相同，但會導致後續數位的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與F3相同，則按本法計算出的排名分別是 3、3和1(降序時)。
  2、COUNTIF函數
  COUNTIF函數可以統計某一區域中符合條件的單元格數目，它的語法為COUNTIF(range，criteria)。其中range為參與統計的單元格區域，criteria是以數位、表示式或文字形式定義的條件。其中數位可以直接寫入，表示式和文字必須加引號。
  仍以上面的為例，F2單元格內輸入的公式為「=COUNTIF($E$2:$E$4，」>「&E2)+1」。計算各車間產值排名的方法同上，結果也完全相同，2、1和3。
  此公式的計算過程是這樣的：首先根據E2單元格內的數值，在連線符&的作用下產生一個邏輯表示式，即「>176。7」、 「>167。3」等。COUNTIF函數計算出參照區域內符合條件的單元格數量，該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重複資料計算得到的結果與RANK函數相同。
  3、IF函數
  Excel自身帶有排序功能，可使資料以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數結合，可以計算出沒有空缺的排名。以上例中E2、E3、 E4單元格的產值排序為例，具體做法是：選中E2單元格，根據排序需要，單擊Excel工具列中的「降序排序」或「升序排序」按鈕，即可使工作表中的所有資料按要求重新排列。
  假如資料是按產值由大到小(降序)排列的，而您又想賦予每個車間從1到n(n為自然數)的排名。可以在G2單元格中輸入1，然後在G3單元格中輸入公式「=IF(E3=E2，G3，G3+1)」，只要將公式複製到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產值排名。

  
• 02

  二、文字排序
  選舉等場合需要按姓氏筆劃為文字排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將上例資料表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法：選中排序關鍵字所在列(或行)的首個單元格，單擊Excel「資料」選單下的「排序」命令，再單擊其中的「選項」按鈕。選中「排序選項」對話方塊「方法」下的 「筆畫排序 」，再根據資料排列方向選擇「按行排序」或「按列排序」，「確定」後回到「排序」對話方塊。如果您的資料帶有標題行，則應選中「有標題行」(反之不選)，然後開啟「主要關鍵字」下拉選單，選擇其中的「單位」，選中排序方式(「升序」或「降序」)後「確定」，表中的所有資料就會據此重新排列。此法稍加變通即可用於「第一名」、「第二名」等文字排序，請讀者自行摸索。

  
• 03

  三、自定義排序
  如果您要求Excel按照「金工車間」、「鑄造車間」和「維修車間」的特定順序重排工作表資料，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方法解決：首先單擊Excel「工具」選單下的「選項」命令，開啟「選項」對話方塊中的「自定義序列」索引標籤。選中左邊「自定義序列」下的 「新序列 」，遊標就會在右邊的「輸入序列」框內閃動，您就可以輸入「金工車間」、「鑄造車間」等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在於工作表中，可以選中序列所在的單元格區域單擊「匯入」，這些序列就會被自動加入「輸入序列」框。單擊「新增」按鈕即可將序列放入「自定義序列」中備用。
  使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要開啟「排序選項」對話方塊中的「自定義排序次序」下拉選單，選中前面定義的排序規則，其他選項保持不動。回到「排序」對話方塊後根據需要選擇「升序」或「降序」，「確定」後即可完成資料的自定義排序。
  需要說明的是：顯 示在「自定義序列」索引標籤中的序列(如一、二、三等)，均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel 提供的自定義序列型別。

  
• End