excel下拉式選單怎麼做，詳細教學

2020-10-31 07:58:56

這裡介紹建立Excel下拉式選單的4種快速方法 - 基於值列表，單元格區域，命名區域和動態下拉式選單，並且還提供瞭如何從另一個工作簿建立下拉式選單。Excel下拉式選單（又名下拉框或下拉選單）用於從預定義的專案列表中輸入電子試算表中的資料。在Excel中使用下拉式選單的主要目的是限制使用者可用的選項數量，除此之外，一個下拉式選單可以防止拼寫錯誤，並使資料輸入更快。

工具/材料

Excel

電腦

方法：使用逗號分隔值建立下拉式選單

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概述。這是建立一個下拉框的最快方法。
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為您的下拉式選單選擇一個單元格或區域。您首先要選擇顯示下拉框的一個單元格或多個單元格。這可以是單個單元格，單元格區域或整個列，如果您選擇整列，將在該列的每個單元格中建立一個下拉式選單。您也可以通過按住Ctrl鍵，同時用滑鼠選擇單元格來選擇不連續的單元格。例如：我們建立問卷。
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使用Excel資料驗證建立一個下拉選單。在Excel功能區上，轉到「資料」索引標籤-「資料工具」組，然後單擊「資料驗證」。
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輸入「下拉式選單」條目並選擇選項。在「資料驗證」視窗的「設定」索引標籤上，執行以下操作：
①在允許框中，選擇序列。
②選中「提供下拉箭頭」。
③如果要允許使用者將單元格留空，請選擇「忽略空值」。
④在「來源」框中，輸入要在下拉式選單中顯示的專案，以逗號分隔。
⑤點選「確定」。
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測試。現在，Excel使用者只需單擊包含下拉框的單元格旁邊的箭頭，然後從下拉式選單中選擇所需的條目。
End

方法2：根據命名區域建立Excel下拉式選單

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概述。這個方法在Excel中建立下拉式選單需要更多的時間，但從長遠來看，它可能會為您節省更多的時間。
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輸入您的下拉式選單的條目。在現有工作表中選擇要顯示在下拉式選單中的條目，或在新工作表中輸入條目。這些條目應該在單個列或行中輸入，並且輸入時不要有空白單元格。例如，我們為食物建立一個下拉式選單（按照您希望它們在下拉式選單中顯示的順序，對輸入進行排序是一個好方法）。
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建立一個命名區域（為單元格區域定義名稱）。您可以跳過此步驟，並根據一系列單元格條目建立您的下拉式選單，但命名區域使管理Excel下拉式選單更容易。怎麼建立一個命名區域呢？
①選擇要包括在下拉式選單中的所有條目，右鍵單擊它們，然後從彈出選單中選擇「定義名稱」。或者，您可以單擊「公式」索引標籤上的名稱管理器，或按快捷鍵Ctrl + F3。
②在「名稱管理器」對話方塊中，單擊「新建」。
③在「名稱」輸入框中，鍵入區域的名稱，確保「參照位置」框中顯示正確的範圍，然後單擊「確定」。
小技巧：在Excel中建立命名區域的更快方法是選擇單元格，並直接在名稱框中鍵入區域名稱。完成後，單擊Enter鍵儲存。
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基於表格的下拉式選單。而不是普通的命名區域，您可以首先考慮將列表（包括在下拉式選單中的所有條目的單元格區域）轉換為完全功能的Excel表格（插入-表格），然後建立列表名稱。建立名稱時，您可以在「參照位置」框中輸入「=表名[列名]」，或者在開啟名稱管理器之前選擇所有沒有列標題的單元格，這樣「參照位置」框將會自動填充。
為什麼要使用表格？因為它允許您建立一個動態下拉式選單，也就是您在源列表中刪除或新增新專案時，下拉式選單會自動更新。這樣就免除了更新命名區域的「參照位置」。
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選擇您的下拉式選單的位置。只需在單元格（您想要顯示下拉式選單的單元格）中單擊。這可以在您的條目列表所在的相同工作表中或在不同的工作表中。您還可以選擇一系列單元格或整列放入您的下拉式選單。
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應用Excel資料驗證。在Excel功能區上，轉到「資料」索引標籤，然後單擊「資料驗證」。
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設定您的下拉式選單。在「資料驗證」視窗中，轉到「設定」索引標籤，然後選擇以下選項：
①在允許框中，選擇序列。
②在「來源」框中，鍵入等號和您在上面步驟3或4中建立的區域名稱，例如：=食物。
③選中「提供下拉箭頭」。
④如果要允許使用者將單元格留空，請選擇「忽略空值」。
⑤最後，單擊確定按鈕完成。
End

方法3：根據一系列單元格製作一個下拉式選單

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概述。基於「單元格區域」建立Excel下拉式選單非常類似於上面的基於「命名區域」建立Excel下拉式選單，比它簡單：
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您跳過步驟3和4 -「建立一個命名區域」和「基於表格的下拉式選單」。
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在步驟7中，設定下拉式選單時，請不要輸入區域的名稱，請單擊「來源」框旁邊的「摺疊對話方塊」圖示，並選擇所有要包含在下拉式選單中的條目的單元格。它們可以在相同或不同的工作表中，如果是後者，您只需轉到其他工作表，然後使用滑鼠選擇一個區域。
End

方法4：建立動態（自動更新）Excel下拉式選單

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概述。如果您經常在下拉式選單中編輯專案，則可能需要在Excel中建立一個動態下拉式選單。在這種情況下，一旦刪除或新增新的條目到源列表，您的下拉式選單將自動更新。在Excel中建立這樣一個動態更新的下拉式選單的最簡單方法是：建立一個基於表格的下拉式選單。如果由於某種原因，您更喜歡普通的命名區域，則使用OFFSET公式，如下所述。
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輸入公式。您可以先按照上述方法2中，根據命名區域建立一個普通的下拉式選單（而不是基於表格）。在步驟3中，建立名稱時，請在「參照位置」框中輸入以下公式：
=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)
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公式分析：
①Sheet1 - 工作表的名稱。
②A - 您的下拉式選單專案所在的列。
③$A$1 - 包含列表第一項的單元格。
該公式由2個Excel函陣列成 - OFFSET和COUNTA。 COUNTA函數計算指定列中的不為空的單元格的個數。 OFFSET返回一個僅包含非空單元格的範圍的參照，從您在公式中指定的第一個單元格開始。
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OFFSET詳細說明。
Microsoft Excel 中 OFFSET 函數的公式語法和用法。
㈠說明。
返回對單元格或單元格區域中指定行數和列數的區域的參照。返回的參照可以是單個單元格或單元格區域。可以指定要返回的行數和列數。
㈡語法。
OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])
OFFSET 函數語法具有下列引數：
①參照（必需）：要以其為偏移量的底數的參照。參照必須是對單元格或相鄰的單元格區域的參照；否則OFFSET 返回錯誤值 #VALUE!。
②Rows（必需）：需要左上角單元格參照的向上或向下行數。使用 5 作為 rows 引數，可指定參照中的左上角單元格為參照下方的 5 行。 Rows 可為正數（這意味著在起始參照的下方）或負數（這意味著在起始參照的上方）。
③Cols（必需）：需要結果的左上角單元格參照的從左到右的列數。使用 5 作為 cols 引數，可指定參照中的左上角單元格為參照右方的 5 列。 Cols 可為正數（這意味著在起始參照的右側）或負數（這意味著在起始參照的左側）。
④高度（可選）：需要返回的參照的行高。 Height 必須為正數。
⑥寬度（可選）：需要返回的參照的列寬。 Width 必須為正數。
㈢所以，在我們的OFFSET公式=OFFSET(Sheet1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet1!$A:$A), 1)中，我們指定以下引數：
①參照：在Sheet1中單元格$A$1，這是您的下拉式選單的第一個專案。
②Rows和Cols為0，沒有垂直或水平移動。
③高度：由COUNTA函數返回的列A中的非空單元格的個數;
④寬度：1，即一列。
End

方法5：從另一個工作簿建立一個下拉式選單

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概述。在Excel中建立一個下拉式選單，您可以使用另一個工作簿中的那些條目作為源。為此，您將必須建立2個名稱：一個在源工作簿中，另一個在本工作簿中（顯示下拉式選單的工作簿）。
注意：對於從另一個工作簿中工作的下拉式選單，源工作簿必須是開啟的。
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為單元格區域定義名稱。開啟源工作簿SourceWorkbook.xlsx，併為要包含在下拉式選單中的所有條目建立一個命名區域Source_list。
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在主工作簿中建立一個命名參照。開啟要在其中顯示下拉式選單的工作簿，並在建立名稱時「參照位置」輸入您的源工作簿中「單元格區域」名稱。在這個例子中，參照是=SourceWorkbook.xlsx!Source_list
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應用資料驗證。在主工作簿中，選擇您建立下拉式選單的單元格，單擊「資料」-「資料驗證」，並在「來源」框中輸入您在步驟3中建立的名稱（=食物）。
End